做上海航空運輸文件這一件事情, 說到底就是出貨之前那一堆單子和文件究竟能不能準確地匹配到一起。如果在航線的安排上、航班的預訂上、關稅的計算上或者海關的查驗環節里的任何一個一個地方出現了卡頓或者是被攔下的情況, 那么整件事情最終的結果都會是失敗的, 沒有任何辦法去補救。

我在這個行業里接觸和從事工作時間大概有十來年之久, 這期間見過太多的單據案子因為只寫錯了一個具體的商品名稱, 或者是把重量數值多打了一個額外的零這樣小小的操作失誤, 導致整整一批貨物在上海浦東機場被積壓滯留長達三到四天的時間, 最后計算下來的貨物滯留倉庫的費用折算金額甚至比這批貨物本身的價值還要高出很多。

在這一行里面從事工作并沒有任何所謂的可以快速成功的捷徑方法可走, 唯一的做法就是把手中的每一份相關文件都反復地仔細檢查和處理, 直到不能再進行任何修改和調整為止。

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最核心的四樣東西, 分別是空運提單也就是AWB、商業發票、裝箱單以及報關單。這四份文件是在辦理報關手續和提取貨物時絕對不能繞開的。

很多剛入行的人存在一個誤解, 他們以為航空運單就是空運提單, 其實這里面的區別很明顯, 在國內段運輸所使用的被稱為國內航空貨運單, 這份單據在格式和內容方面, 和國際段所使用的那張AWB是存在很大差異的。

另外還有一種特殊情況, 如果貨物是從浦東機場出港, 然后轉運到國內的其他城市, 這種情況下還可能需要用到一份貨運行程單, 用來記錄關于中轉航班信息以及最終到達站點的相關信息。地勤那邊會卡住不放行, 這是因為任何一份, 少了都不行。

如果這批貨物涉及到危險品, 或者是超限件, 又或者是需要特殊溫控的貨物, 那么就必須額外附上危險品申報單、尺寸重量確認函以及溫控記錄表。目前來看, 這批補充材料并不齊全, 即便我方把艙位給你確認了, 實際上你也裝不了機, 最終的結果只能是將航班改簽到下一班。

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填表格最大的陷阱是在品名這一欄與HS編碼這一欄。在之前由我來處理的關于一臺精密儀器的業務當中, 那位客戶所填寫的品名內容僅僅是四個漢字, 也就是“電子設備”這四個字。海關方面直接把這單據退了回來, 并且提出明確的需求, 要求必須將其拆分到具體的型號層次以及具體的用途層次。

正確的處理方法應該是依據物品實際具備的功能來開展描述工作, 例如使用“專門用于光學檢測工作的激光傳感器”這樣的表述方式, 然后緊接著去對應查找那八位數的HS編碼。關于重量這一欄, 大家需要特別注意去把毛重和凈重區分清楚。在提單上面書寫的時候, 只需要填寫毛重。

但是, 在給報關單填寫數據的時候, 毛重和凈重這兩個信息都要填進去。然后計算它們之間的差值, 這個差值的含義就是包裝的重量。這里要強調一下, 經過計算所得的這個差值, 必須跟裝箱單上所標注的毛重與凈重之間算出來的結果完全保持一致。哪怕只是存在一克的誤差也是不行的。

地址欄千萬不要僅僅為了圖個省事, 就把字面意義理解為只需要寫“上海浦東”這樣籠統的行政區劃名字就可以了, 而是必須將信息精確填寫到具體的街道名稱, 同時也要確保門牌號碼清晰無誤, 此外, 收件人的電話號碼也必須完整留存, 不得遺漏任何一位數字, 否則一旦海關的系統因為信息不匹配而無法正常運作, 該包裹就直接會被判定為符合拒收條件, 最終的結果就是貨物會被強制壓在相關的監管倉庫里面, 只能夠等待相關人員去處理后續的事務。

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正常的流程是這樣, 在貨物發出去之前的四十八個小時內, 要把這一整套單據交給貨運代理去審核, 然后由貨運代理再去跟航空公司確認艙位。

不過在旺季的時候情況就不一樣了, 特別是三月和四月, 還有九月和十月這幾個月份, 從浦東機場出發的航班, 艙位會特別緊張, 如果提前不到七十二小時操作的話, 大概率是排不上艙位的。

文件本身的審核工作其實并不慢, 比較慢的地方在于不斷來回修改的過程, 你只要填錯了一個地方, 貨運代理就會把文件打回來讓你改, 你改了之后再傳過去, 這么一來一回, 半天時間就這么沒了。

因此, 真正能夠決定到底需要多長時間這個關鍵問題的因素, 并不是說取決于哪一個特定環節所花費的時間, 而是核心在于你提交的第一版本的內容最終能不能夠在第一次審核的時候就順利通過。每修改一次就會多耗費一天的時間, 與此同時滯倉費就會產生并額外增加一天的費用數額。

我現在養成的一個習慣, 就是在單證制作完畢以后, 拿著一張對照表去逐項地打勾確認, 這些需要確認的項目包括了品名、HS編碼、毛重、凈重、地址以及申報要素, 只有當這五項內容都齊全無誤的時候才會簽字并把文件放出去, 這樣多花費十分鐘左右的時間進行核對處理, 就可以節省在后面產生的可能高達幾千塊錢的滯倉費用以及避免自己因為麻煩而產生的滿腹的氣惱情緒, 在上海這個地方航班密度是非常高的, 一天里面會有好幾個航班發出, 但是如果文件出現了不對的情況的話, 哪怕是再多的航班數量和你也是沒有任何關系的。